El sistema CRM: La herramienta para gestionar relaciones con cliente

En un mundo empresarial cada vez más competitivo y centrado en el buen trato con el cliente, las organizaciones buscan constantemente formas de mejorar la gestión de sus relaciones con los clientes. Bajo este contexto fue creado hace algunos años el Sistema CRM o Customer Relatioship Management, el cual se ha convertido en una herramienta multifuncional y esencial para empresas de todo los sectores, por muy pequeñas que sean. En este artículo queremos contarte cómo es que funciona un sistema CRM y cómo puede beneficiar a las empresas.

Este Artículo Contiene:

¿Qué es un Sistema CRM?

Se trata de una plataforma tecnológica, diseñada para ayudar a las empresas a gestionar y mejorar sus relaciones con los clientes, su objetivo es recopilar, organizar y analizar datos relacionados con los futuros clientes, esto, para que las empresas puedan comprenden mejor sus necesidades, comunicarse de manera efectiva con ellos y ofrecer un servicio más personalizado. Por otro lado el CRM también ayuda a perfilar a los prospectos que, lo que es de gran ayuda para los ejecutivos porque entienden de qué manera deben tener un acercamiento con la persona.

Los sistemas CRM, pueden variar de complejidad, cuentan con soluciones simples dirigidas a pequeñas empresas hasta sistemas empresariales altamente sofisticados utilizados por grandes corporaciones.

¿Cuáles son los Componentes Clave de un Sistema CRM?

Un Sistema CRM consta de varios componentes clave:

Base de datos de los clientes: El corazón del CRM es una base de datos que almacena información detallada sobre los clientes, como sus nombres, datos de contacto, historiales de compras, interacciones anteriores y preferencias.
Automatización de ventas y marketing: Los sistemas CRM suelen ofrecer herramientas para automatizar tareas de ventas y marketing, como el seguimiento de oportunidades de ventas, el envío de correos electrónicos automáticos y la gestión de campañas publicitarias.
Gestión de contactos: Facilita la gestión de contactos y la segmentación de clientes en grupos específicos en función de criterios como la ubicación, el historial de compras o el comportamiento en línea.
Registro de interacciones: Registra todas las interacciones con los clientes, ya sea a través de llamadas telefónicas, correos electrónicos, chats en vivo o redes sociales, esto para que los equipos de ventas y servicio al cliente puedan acceder fácilmente a esta información.
Análisis y reportering: Promocionan herramientas de análisis para evaluar el rendimiento de las ventas, medir la efectividad de las estrategias de marketing y comprender mejor el comportamiento del cliente.
Gestión de tareas y calendario: Esto ayuda a los equipos a planificar y dar seguimiento a sus actividades, recordando citas, horarios, y tareas que deben realizar con o son los clientes.

¿Cuál es la importancia de un CRM?

La importancia de un CRM conlleva numerosos beneficios para las empresas, como:

Mejora de las relaciones con el cliente: Al conocer mejor el perfil de los clientes, así como sus necesidades, las empresas tienen la capacidad de ofrecer un servicio más personalizado, lo que lleva a una mayor satisfacción y fidelidad con el cliente.
Aumento de la eficiencia: La automatización de los procesos y la gestión centralizada de datos ahorran tiempo y recursos a las empresas al simplificar tareas administrativas y de seguimiento.
Aumento de las ventas: Al permitir un seguimiento más efectivo de las oportunidades de ventas y una gestión más eficiente de los clientes potenciales, los CRM pueden aumentar las tasas de conversión y por ende las ventas.
Mejora de toma de decisiones: Los datos recopilados por un CRM proporcionan información valiosa que las empresas pueden utilizar para tomar decisiones asertivas, estratégicas e informadas.

¿Cómo Ayuda un CRM en el Mundo de los Seguros?

El sistema CRM es una herramienta fundamental en el mundo de las aseguradoras y los agentes, ya que es a través de este mecanismo que pueden registrar todos los datos de sus futuros clientes y desarrollar estratégicas que se adapten a las necesidades específicas de cada cliente.

Con estas plataformas se puede dar seguimiento día a día a las pólizas y así gestionar los datos de las personas que están llevando un cierre con un agente de seguros. A través de la herramienta se puede saber el status de la póliza de cada cliente como el pago, solicitudes rechazadas, etc.

También el CRM es de gran ayuda para las decisiones de las empresas, ya que es a través de estas plataformas que también puede medir el desempeño de los empleados y revisar las ventas que se han generado en el mes.

Aparte funcionan como un gran almacenador de información lo que resulta útil para olvidarse de papeleos, si el cliente tiene alguna duda, los agentes solo deben buscar el nombre de la persona y obtendrán toda la información almacenada.

¿En qué Consiste la Plataforma para Agentes?

Estas plataformas brindan diversas herramientas y servicios con las cuales el intermediario verá beneficiada su labor.

Cotizador de seguros: Aquí pueden hacer las cotizaciones según las necesidades de los clientes.
Cotizador de daños para empresas y hogar: Dependiendo del tipo de casa o empresa el cotizador puede brindar una cotización aproximada de la prima del solicitante.
Plan de Incentivos: Podrán ver los objetivos y metas mensuales junto con los beneficios brindados en caso de cubrirlos.
Cursos y presentaciones en línea para tu desarrollo profesional
Trámites administrativos. Aquí podrán realizar trámites como cancelación automática, verificar primas pendientes, consulta de recibos, endosos carga de documentos, etc.,
Facturación electrónica.
Acceso a las promociones vigentes para que los agentes puedan enviárselas a los clientes.
Consulta de formatos, folletos, condiciones generales de las pólizas, manuales de uso, campañas, etc.,
Analíticas de crecimiento de la cartera de clientes.
Calendario de eventos, tales como renovaciones, cancelaciones y citas con clientes.

¿Cómo Sirve la Plataforma CRM a los Agentes de seguros?

Así como es de mucha utilidad para las compañías aseguradoras el sistema CRM ayuda al agente desde el proceso de contratación.

Estas son algunas de las formas en las que este sistema apoya a los agentes:

Asistente virtual: Ayuda al asistente a gestionar de forma rápida y fácil las renovaciones, además podrás programar correos electrónicos, mensajes y llamadas pregrabadas.
Informes de la compañía de seguros:Tendrás a la mano la información más relevante de la compañía aseguradora, tales como ventas, cartera, renovaciones y los clientes más representativos acorde a pagos y antigüedad.
Control de comisiones:Podrás controlar detalladamente paso a paso las comisiones y bonos, el sistema crm te permite ver en tiempo real el flujo de dinero que vayas generando.
Acceso a la información en la palma de tu mano: Podrás tener acceso a toda la información de tus clientes desde cualquier dispositivo ya sea tableta o celular.
Seguridad: Hay menor posibilidad de perder documentos y se pueden respaldar completamente por lo tanto puedes crear un archivo online gracias a los servidores de la plataforma CRM.
Control de tareas: Podrás llevar un control de las tareas que realices para poder llevar una mejor administración y gestión de tu tiempo.

Implementación Exitosa de un Sistema CRM

La implementación de un sistema CRM no solo se trata de la instalación de un software, sino que, requiere de una estrategia cuidadosamente planificada que incluya:

Definir Objetivos Claros: Establecer objetivos específicos que la empresa espera lograr con el CRM, como aumentar las ventas en un cierto porcentaje o mejorar la satisfacción del cliente.
Formación del Personal: Capacitar al personal en el uso del CRM para asegurarse de que todos estén al tanto de sus funciones y cómo utilizarlo eficazmente.
Integración con Sistemas Existentes: Asegurarse de que el CRM se integre adecuadamente con otros sistemas y aplicaciones utilizados por la empresa.
Seguridad de los Datos: Implementar medidas de seguridad para proteger los datos del cliente y cumplir con las regulaciones de privacidad.
Evaluación Continua: Continuar evaluando y mejorando el uso del CRM a medida que cambian las necesidades de la empresa y las expectativas del cliente.

Tipos de CRM

No existe solo un sistema CRM, hay diversos, también dependiendo de las necesidades de cada compañía, por ejemplo:

Sistemas CRM Operativos: Estos sistemas pueden organizar, sincronizar y ejecutar los procedimientos de trabajo de cada departamento (de Ventas, de Marketing y de Atención al Cliente), gestionando así las tareas relacionadas con la interacción con los clientes, estos sistemas son usados principalmente para procesos de front-office, ya que sus funciones se centran en el contacto directo con los usuarios, sin embargo, también pueden cumplir tareas de back-office, como el registro de la contabilidad o las funciones de recursos humanos, entre otros elementos relacionados de alguna manera con las campañas de comunicación empresarial.

Sistemas CRM colaborativos: Se especializan en ofrecer una experiencia multicanal u omnicanal a los clientes gracias a sus funciones, que permiten integrar y sincronizar distintos canales, tales como el telefónico, punto de venta y canales digitales, correo electrónico, redes sociales o página web, todo enfocado en la experiencia integral del cliente.

Sistemas CRM analíticos: Estas son herramientas especializadas en analizar los datos recabados de los clientes, con la finalidad de estudiar su comportamiento, identificar hábitos y necesidades o descubrir tendencias y oportunidades de negocio, así se puede llevar una mejor administración de los mismos y planear nuevas estrategias para la captación de clientes, son considerados elementos de back- office.

Beneficios de las CRM

Estos son algunos de los beneficios que el Seguros Inbursa Portal le ofrece a sus agentes:

Mejor gestión de la cartera de clientes
Administración de tiempo más eficaz
Cotizaciones más rápidas
Trámites más eficientes
Acceso fácil y rápido a las pólizas de sus clientes
Facilidad de atención al cliente

Plataformas CRM de las Aseguradoras

En resumen, un Sistema CRM es una herramienta esencial para gestionar y mejorar las relaciones con los clientes en la era digital. Facilita la recopilación y análisis de datos, lo que permite a las empresas ofrecer un servicio más personalizado, aumentar la eficiencia y tomar decisiones informadas. Sin embargo, su implementación exitosa requiere una planificación cuidadosa y un compromiso continuo con la mejora. En última instancia, un CRM bien gestionado puede marcar la diferencia en la competitividad y el éxito de una empresa en el mercado actual.

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